مراحل ثبت نام در یک فرم با عنوان "ثبت نام گروهی خوابگاه" و به صورت گروهی خواهد بود. هرگروه متقاضی خوابگاه، شامل چندنفر دانشجو می باشد که با توافق کلیه اعضای گروه، یکی از آنها به عنوان سرگروه انتخاب میگردد. عملیات ثبت اولویتهای گروه و ثبت مشخصات اعضاء بعهده سرگروه بوده و اعضای دیگر گروه فقط باید عضویت خود را در گروه تایید نمایند. لازم بذکر است فرم مربوط به ثبت نام طبق زمانبندی شورای صنفی هر خوابگاه  فعال خواهد شد.
1- عملیات ایجاد فرم توسط سرگروه :
1-1-  ثبت مشخصات اعضای گروه
سرگروه پس از ورود به فرم مورد اشاره، دانشجوهای موردنظر جهت هم اتاق شدن با خویش را به ترتیب و به تعداد ظرفیت اتاق موردنظر و در فیلدهای "هم اتاقی" وارد مینماید. توجه شود که عضویت سرگروه در گروه، به طور پیش فرض و به جهت تکمیل فرم از طرف ایشان توسط سیستم تعیین شده است و نیازی به انتخاب سرگروه به عنوان هم اتاقی نمی باشد. همچنین حذف و اصلاح اعضاء توسط سرگروه بعد از ارسال فرم ممکن نمی باشد.
1-2-  تعریف اولویتها
در بخش بعدی این فرم،‌ اتاقهایی به عنوان اولویتهای درخواستی انتخاب می شود. عملیات انتخاب اولویتها درحال حاضر برای انتخاب سه الویت و فقط در یک خوابگاه قابل تکرار می باشد.
2- تأیید و قبول عضویت توسط هر عضو :
پس از ثبت اعضای گروه توسط سرگروه، لازم است اعضای گروه هر کدام عضویت خود را در گروه مذکور تایید نمایند. (در صورتیکه این عملیات توسط هر یک از اعضاء انجام نشود، عضویت این عضو در گروه فسخ شده و این گروه به عنوان گروه کامل شناخته نخواهدشد). روش کار برای تایید عضویت هر عضو بدین ترتیب می باشد که دانشجوی انتخاب شده جهت هم اتاق بودن، وارد بخش دریافتی کارتابل فرمهای خویش شده و فرم ارسال شده از طرف سرگروه را انتخاب نموده و با انتخاب آن، اطلاعات فرم را مشاهده نموده و در بخش مربوطه تایید عضویت خویش را اعلام نماید.
3-  اختصاص اتاق توسط شورای صنفی هر خوابگاه :
بعد از تایید فرم توسط کلیه اعضای گروه، فرم به شورای صنفی هر خوابگاه ارسال شده و بعد از انجام بررسیهای لازم ، شماره اتاق موردتایید در بخش "شماره اتاق تایید شده" ثبت شده و فرم به اداره خوابگاه جهت تایید نهایی ارسال میگردد. آخرین وضعیت فرم و اتاق تایید شده توسط هر یک از اعضای گروه در بخش سابقه فرم قابل مشاهده می باشد.
**جهت مشاهده جزئیات ثبت نام فایل pdf ضمیمه را مطالعه نمایید.**